La convention de gestion

1)  Une possible couverture de l’ensemble de votre personnel

A partir du moment où elle est signée, l’ensemble de votre personnel (titulaire/statutaire ou non titulaire/non statutaire, salarié de droit privé) est couvert par la convention, à l'exception des apprentis si vous préférez adhérer spécifiquement au régime d'assurance chômage pour cette population.
Pôle emploi vous propose de reprendre votre stock de demandeurs d’emploi (reliquats de droit et demandeurs d’emploi en cours d’indemnisation) sauf si vous sortez de l’adhésion à l’assurance chômage.

2)  Une prise en charge totale de l’indemnisation

Pôle emploi gère, pour votre compte, les prestations suivantes :

• L’examen des droits, les décisions d’attribution ou de rejet des demandes d’allocations et la notification des décisions aux intéressés.
• Le calcul et le versement des allocations et aides suivantes : l'allocation d’aide au retour à l’emploi (ARE), l’AREF pour les formations inscrites dans le projet personnalisé d’accès à l’emploi (PPAE), l’aide à la reprise et à la création d’entreprise (ARCE), l’allocation décès.
• Le calcul, le prélèvement et le versement des cotisations sociales à l’URSSAF compétente.
• Le calcul et le prélèvement de la participation au financement des retraites complémentaires sur les allocations chômage.
• L’ensemble des déclarations fiscales et sociales, dont la notification des périodes indemnisées aux différents régimes de retraites des personnels sauf pour les retraites complémentaires.
• Les recours amiables et contentieux relatifs aux décisions prises par Pôle emploi y compris les recours aux médiateurs de Pôle emploi.
• Le recouvrement des sommes indument perçues par les bénéficiaires des allocations et aides depuis la phase amiable jusqu'au terme de la phase contentieuse, ainsi que la gestion des contestations d’indus.
• L’examen des cas individuels relevant de l’Accord d’application n°12 pris pour l’application de l’article 48 du règlement de l’assurance chômage.

3)  La fourniture mensuelle de données de pilotage

Pôle emploi mettra mensuellement à votre disposition dans votre espace, les fichiers suivants :

•  Deux listes justificatives de la facture :

                o  Une liste récapitulative par allocation versée
                o  Une liste nominative par demandeur d’emploi

• Un fichier de pilotage reprenant l’ensemble des dossiers en cours d’indemnisation ou ayant été radiés dans le mois précédent.

4)  Des frais adaptés à chaque employeur

Pôle emploi vous facture deux types de frais :

•  Des frais d'instruction de la convention : 15 000 euros auxquels s’ajoutent les frais liés à la reprise de votre stock qui dépendent du nombre de dossiers à migrer dans le système d’information de pôle emploi. Ils sont à régler au démarrage de la convention de gestion.
•  Des frais de gestion : Ils sont calculés à l’acte sur la base de deux actes métiers :

               o  Le traitement d’un calcul de droit (82,33€) : Ouverture de droit initiale, Rechargement.
               o  Le traitement mensuel de l’actualisation (6,67€) : qu’il y ait ou non versement d’une allocation.

Ils sont facturés annuellement en mai sur la période de l’exercice précédent. Néanmoins, une avance sur les frais de gestion est facturée mensuellement sur la base d’un pourcentage du montant des allocations versées.

5)  Une facturation mensuelle adaptée à votre organisation

•  Une facturation mensuelle : les montants facturés correspondent aux montants bruts des allocations (y compris charges sociales) versés au cours du mois  précédent. Afin que Pôle emploi ne fasse pas d’avance de trésorerie entre la date de démarrage de la convention et le règlement de la première facture, une  avance initiale (fond de roulement) est à verser au démarrage de la convention.
•  Une facturation adaptée à votre organisation : Du point de vue de Pôle emploi, chaque structure qui finance l'indemnisation est dénommée « établissement   financeur ». Des codes d'affectation permettent de découper la facturation dans un but de refacturation interne pour l'employeur public. La détermination des établissements financeurs et codes affectation se fait selon l’organisation que l’employeur public souhaite mettre en place.

Exemple : Vous avez des directions décentralisées avec des salariés de droit privé et public. Il pourra être mis en place 2 établissements financeurs, un public et l‘autre privé, et avoir un code affectation par département.

6)  Vos obligations

• La délivrance de l’attestation d’emploi en cas de rupture ou de fin de contrat de travail : vous avez l’obligation de remettre à votre agent une attestation lui permettant de faire valoir ses droits aux allocations de chômage. Indiquez le numéro de la convention sur l’attestation d’employeur.

Vous avez deux modalités possibles pour établir et transmettre l’attestation par voie dématérialisée :

                o  La saisie en ligne via : http://www.pole-emploi.fr/employeur/
                o  La transmission à partir de votre logiciel de paie
Retrouvez toutes les informations sur l’attestation d’employeur destinée à Pôle emploi.

• Le calcul et le versement des cotisations dues pour la validation au titre de la retraite complémentaire des périodes de chômage indemnisées.
• La déclaration auprès de la CNIL en cas de reprise de votre stock de dossiers par Pôle emploi.
• L’information de vos anciens agents que Pôle emploi reprend la gestion de l’indemnisation chômage