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Des conseils pour réussir vos recrutements

Comment expliquer à un candidat qu’il n’est pas retenu ?

C’est un fait ! 65%* des candidats déclarent moins apprécier une entreprise après y avoir postulé ! En cause, l’absence de réponse du recruteur suite à leur candidature ou la formule employée. Parce que répondre est un enjeu de taille pour une entreprise, deux professionnels nous livrent leurs bonnes pratiques.

Claude Monnier - DRH Sony Music Entertainment France

« Apporter des réponses précises »

Quelles sont les bonnes pratiques pour préserver l’image de son entreprise ?
A minima, privilégiez une formulation simple et respectueuse du type : « Madame, Monsieur, merci pour votre candidature, nous ne l’avons pas retenue, nous avons porté notre attention sur des candidatures qui correspondaient mieux à notre cahier des charges ».
Ensuite, tout dépend de la nature de la candidature.
Dans le cas d’une candidature spontanée, la personne qui va répondre doit prendre le temps de l’étudier. En tant que DRH, je ne peux que suggérer une réponse factuelle à savoir : « Madame, Monsieur, merci pour votre candidature spontanée, nous l’avons étudiée avec attention. Elle ne correspond à aucun des besoins que nous avons actuellement ».
De manière générale, je privilégie les réponses précises parce qu’elles évitent aux candidats les fausses illusions ou une perte de temps inutile.

Que faut-il éviter de dire dans la réponse ?
Il faut éviter des formulations du type « Merci pour votre candidature spontanée, nous l’avons étudiée avec attention, elle présente des caractéristiques intéressantes nous la mettons dans une base de données. Et si d’ici un an – RGPD oblige – elle correspond à un éventuel besoin nous reprendrons contact avec vous. » Car cette réponse n’est valable que si l’entreprise a une vraie gestion de sa CVthèque et de sa base de données. Or, si une fois ce CV reçu, il y a de fortes chances qu’il tombe dans les oubliettes, alors dans ce cas il est préférable de répondre tout de suite au candidat qu’il ne correspond pas aux besoins actuels : « Nous ne conservons pas les candidatures, si vous souhaitez postuler à nouveau auprès de notre groupe, reprenez le temps et la peine de nous renvoyer un dossier de candidature le moment voulu ».

Brice Marouque, chargé de recrutement chez NetXP

« Suggérer au candidat des points à améliorer »

Quelles sont les bonnes pratiques pour préserver l’image de son entreprise ?
Quand le candidat se déplace pour un entretien, le plus simple est de lui donner une réponse pendant cet entretien. Mais parfois, un temps de réflexion est nécessaire. Une fois passé un délai de 48h permettant de débriefer avec l’équipe, je recontacte le candidat par téléphone quel que soit le retour (positif ou négatif).

Dans le cas d’un retour négatif, le recruteur peut aider le candidat dans sa démarche de recherche d’emploi en lui suggérant des points à améliorer et parfois en l’aidant à réorienter ses pistes. C’est pourquoi, lors de l’appel, je précise toujours aux candidats les points qui ont été satisfaisants en entretien et ensuite j’explique les raisons pour lesquelles nous n’avons pas retenu sa candidature.

Lorsque la candidature n’est pas allée jusqu’à la phase de l’entretien et au regard de la difficulté de rappeler toutes les personnes qui postulent, je préfère opter pour une réponse écrite. Dans ce cas, j’essaye de personnaliser au moins une phrase dans le mail de refus (ex : « Le poste sur lequel vous vous êtes positionné n’est pas ouvert à l’alternance »). Cela permet à la personne de comprendre pourquoi sa candidature n’a pas débouché sur un entretien.

Existe-t-il des choses qu’il faut éviter de dire ? Et d’un point de vue légal ?
Oui, la discrimination est proscrite par la loi (religion, genre, couleur de peau…) et donc le recruteur doit garantir qu’aucun retour n’ait un motif discriminant.

En tenant compte de cela, je pense que l’on peut pratiquement tout dire à un candidat. Cependant, il est primordial de réfléchir à l’impact positif ou négatif des mots employés, car des mauvaises formulations peuvent prêter à confusion. Il faut prendre garde à ne pas fragiliser moralement un candidat.

Je conseille donc aux recruteurs d’éviter les retours trop concis par exemple : « Vous n’avez pas le niveau technique requis ». Je privilégie un retour complet où je donne la raison du refus en l’expliquant avec des exemples concrets provenant de notre échange lors de l’entretien, par exemple : « Vous n’avez pas été en mesure de répondre à des questions sur telle technologie alors que vous l’aviez mentionné sur votre CV et qu’il s’agit d’un critère essentiel du poste ». 

La prise en compte du RGPD dans la phase de recrutement

Depuis l’entrée en vigueur du RGPD (Règlement général sur la protection des données) en mai 2018, les entreprises françaises doivent mettre à disposition du candidat les données le concernant et obtenir son consentement pour stocker ces données. Découvrez le témoignage de NetXP.

« Le RGPD a effectivement eu des impacts sur la phase de recrutement, notamment sur la nécessité d’informer le candidat sur ses droits. C’est chose faite lorsque le candidat valide sa candidature sur notre plateforme. De plus nous lui adressons un mail d’accusé de réception dans lequel nous avons ajouté une mention sur le RGPD. Celle-ci consiste à lui dire que nous conservons les données qu’il nous a confié pour une durée de 2 ans. Si nous lui adressons une lettre de refus à la suite d’une candidature, nous précisons au candidat que ses données seront conservées 2 ans, et qu’il pourra être rappelé pour un autre poste.
Nous lui indiquons également qu’il peut supprimer son compte sur notre plateforme. Le candidat peut alors se poser la question : est-ce que je reste dans la base de données du recruteur de mon plein gré ? Ou bien est-ce ce que je fais supprimer mon compte ? ». 

Pour en savoir plus sur le règlement général sur la protection des données : www.cnil.fr/reglement-europeen-protection-donnees

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