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Les conseils de Pôle emploi

Le vivre ensemble en open space

L’open space est devenu le modèle privilégié d’organisation des bureaux. Comment le mettre en place avec succès dans les entreprises ?

L’expression « open space » désigne un espace de travail dans lequel les bureaux ne sont pas séparés par des cloisons. Ce concept n’est pas nouveau : il est dérivé des « bureaux paysagers » mis au point par les frères Eberhard et Wolfgang Schnelle, consultants allemands en organisation dans les années 1950. Leur objectif était d’imaginer des lieux de travail humains, favorisant les échanges entre les collaborateurs, la créativité et le bien-être, en intégrant notamment des plantes vertes.

Aujourd’hui, l’open space s’est imposé comme le principal mode d’organisation de l’espace en entreprise. Selon une étude Opinion Way , les Français seraient 36 % à travailler en open space et 30 % dans des bureaux partagés en petits comités en 2015 (contre 19 % seulement dans des bureaux individuels fermés). Mais paradoxalement, ce modèle est aussi critiqué.

« L'open space est à la fois l'aménagement le plus prisé des managers et le plus contesté par les employés », explique la sociologue Thérèse Evette dans un article du Monde1. D’après le baromètre sur la qualité de vie au bureau mené par Actineo/CSA, 2 salariés sur 3 (67 %) travaillant en open space se disent satisfaits de leur espace de travail – un chiffre positif mais inférieur aux salariés ayant un bureau individuel (88 %). Le bruit et le manque de confidentialité sont les principales causes d’inconfort avancées par les salariés. Voici quelques conseils pour réussir votre passage à l’open space.

L’open space en action : conseils et bonnes pratiques

  • L’espace. Moins de cloisons, moins de surface occupée. Grâce à l’open space, la taille moyenne du poste de travail est passée de 25 m² à 15 m² en un demi-siècle2. Pour autant salles de réunion ou de détente, zones silencieuses doivent être prévues : pensez en amont à l’utilisation que vous souhaitez faire de ces espaces… et impliquez les salariés (voir encadré).
  • La communication. Rien de plus facile que d’échanger entre collaborateurs : l’open space favorise la circulation d’informations, l’entraide, l’émergence d’idées ou la conduite de projet. D’où l’intérêt de créer des zones dédiées à un métier ou un process spécifique, plutôt que de grands plateaux mélangeant sans cohérence tous les types de compétences. Attention toutefois à ne pas être dérangé en permanence : l’open space ne signifie pas la fin des mails et constitue un modèle d’organisation complémentaire aux outils collaboratifs .
  • La transparence. L’open space favorise une conception moins hiérarchique, plus transparente de l’entreprise. À condition que les règles soient les mêmes pour tout le monde, y compris les postes de managers et directeurs.
  • Les nuisances sonores. Téléphone, conversations, bruits de pas… Les nuisances sonores peuvent être un facteur « d’open stress ». Pensez à mettre par défaut les appareils sur silencieux et à équiper vos salariés de casques à micros.
  • La confidentialité. Le fait de voir et d’être vu en permanence peut être mal vécu par certains salariés. L’open space signifie la fin des bureaux individuels mais pas d’espaces privatisés, très pratiques pour faire des réunions ou passer des appels importants.

Pour une charte de l’open space

Pour réussir la transition vers l’open space, accompagnez le changement auprès de vos salariés. Pourquoi ne pas recueillir leurs avis afin de définir une charte de savoir-vivre en open space ? C’est ce qu’a fait Crédit Agricole Immobilier pour son site d’Evergreen, en région parisienne. Plus de 450 salariés ont participé à des réunions de concertation afin d’écrire une charte d’aménagement partagée par tous3 !

1 Le Monde, « Dans la cage de l’open space »
2 Baromètre Actineo/CSA 2015
3 France Inter, « Bureaux ‘à la cool’. Les nouveaux espaces de travail »