J-30 : Définissez le profil de poste.
Cette phase d’expression du besoin doit être réalisée avec le manager opérationnel, c’est-à-dire celui qui va encadrer la personne recrutée. Lors de cette préparation en amont, une mini-étude de marché s’impose pour évaluer la difficulté à recruter le profil envisagé. Est-ce un profil rare ou, au contraire, un profil facile à recruter ?
J-29 : Définissez les compétences clés du poste.
Quelles sont les trois compétences clés et les compétences qui sont accessoires, même si elles sont mises en avant par le manager ? Ce dernier peut-il être flexible sur certaines compétences ? La personne recrutée pourra-t-elle être formée sur les compétences qui lui manquent ? Cette période qui précède le recrutement est hautement stratégique car elle permet de définir ce qui est vraiment important dans un profil de poste sur le moyen ou le long terme. Par exemple, n’est-il pas préférable de prévoir une formation à un logiciel de l’entreprise ou une remise à niveau en anglais plutôt que de se priver d’une expertise métier ? En bref, il est important d’envisager toutes les solutions en ressources humaines (RH) disponibles au sein de l’entreprise pour accompagner le recrutement.
J-28 : Définissez le process et, le cas échéant, simplifiez-le.
Qui voit les candidats ? Qui les rencontre d’abord, les RH ou l’opérationnel ? Combien d’entretiens au total ? Combien de candidats ? Il vaut mieux voir quatre ou cinq candidats bien ciblés, que 12 pour se rassurer. Des tests devront-ils être proposés au candidat pour valider ses compétences ? Par exemple, le test de mise en situation se fait-il pendant l’entretien avec le manager ou avant que celui-ci ne rencontre le candidat ?
J-27 : Anticipez un calendrier de recherches sur trois semaines.
Il ne faut pas seulement planifier le 1er entretien, mais aussi le 2e et le 3e. Demandez dès cette phase au manager d’intégrer dans son planning des temps de rendez-vous avec les candidats. Côté RH, définissez des points d’étape et des délais, par exemple en planifiant chaque semaine dans son agenda une demi-journée consacrée au recrutement.
J-26 : Pensez l’offre en amont.
Avant de démarrer le recrutement, validez bien les marges budgétaires dont dispose l’entreprise, ainsi que la rémunération globale proposée au candidat. Il s’agit d’être le plus précis possible sur la mutuelle, la prise en charge des frais de transport, la flexibilité du travail, le compte-épargne temps… Bref, de ne pas oublier les éléments extra-salariaux dans la présentation de l’offre d’emploi en anticipant toutes les questions que le candidat sera amené à poser.
J-25 : Rédigez et publiez l’offre d’emploi.
Avant la parution de l’offre sur le site de France Travail, vérifiez la légalité de la rédaction de l’offre et l’absence de mentions discriminatoires. L’essentiel est de rédiger une annonce qui ait du sens, en mettant tout de suite en évidence les trois ou quatre compétences clés indispensables pour le poste. Validez aussi l’attractivité de l’intitulé du poste. Celui-ci correspond-il seulement au vocabulaire de l’entreprise ou à celui en cours sur le marché du travail ? Ajouter les bons mots clés permettra aux candidats de trouver plus facilement votre annonce. Laissez prospérer l’annonce une à deux semaines, en veillant à la réactualiser tous les deux jours, pour qu’elle apparaisse en premier dans les recherches candidats.
J-21 : Classez les premières candidatures reçues.
Établissez un rang dans les candidatures en fonction des compétences clés et distinguez trois catégories : le profil parfait (qui réunit toutes les compétences clés), le profil nécessitant une formation complémentaire (qui réunit certaines compétences, mais pas toutes), le candidat hors profil.
J-15 : Contactez les candidats par téléphone.
Cette première étape permet d’évaluer leur intérêt et celui de l’entreprise. Prévoyez une grille d’entretien téléphonique identique pour passer en revue toutes les candidatures. Validez la disponibilité, la mobilité, les compétences clés et l’expérience des candidats. Dès ce premier contact, n’hésitez pas à parler rémunération afin de vérifier que l’entreprise aura les moyens de faire une offre à la hauteur des attentes du candidat. Prenez directement les rendez-vous avec les managers dont l’agenda a été libéré en prévision de cette phase de recrutement.
J-12 : Démarrez les entretiens des candidats avec le manager.
Préparez en amont vos recrutements pour qu’ils soient efficaces et productifs. Maintenez l’annonce en ligne, même lors de la phase des entretiens, afin - si aucune candidature n’allait à son terme - de disposer d’un nouveau vivier de candidats.
J-3 : Finalisez le recrutement.
Le moins de temps possible doit séparer le premier entretien du dernier pour que la personne reste motivée. Plus le process est rapide, moins le candidat a le temps de se poser des questions et de challenger avec d’autres offres d’emploi.
J-1 : Faites une offre.
Formulez une offre et adressez-la au candidat. Attention, un candidat qui a l’habitude d’être payé sur douze mois pourra être déstabilisé par une offre formulée sur treize mois. Appelez le candidat afin de vous assurer qu’il l’a bien reçue, et demandez-lui une réponse dans les vingt-quatre ou quarante-huit heures.
Merci à Yvan Coquentin, conseil en recrutement.